Cos’è il controllo di gestione in una piccola impresa, e da dove cominciare

Che cosa vuol dire «controllo di gestione» in un’azienda piccola

Quando si sente «controllo di gestione» si pensa alle grandi aziende: un ufficio dedicato, report di cinquanta pagine, riunioni sul budget. In una piccola impresa le domande sono più semplici, e più urgenti: sto guadagnando davvero? Dove vanno i soldi, e da quali clienti arrivano? E fra tre mesi avrò abbastanza in banca per stipendi, fornitori e tasse? Il controllo di gestione è il modo ordinato di rispondere a queste domande con i numeri, invece che a sensazione.

Il metodo ha quattro passi, che si ripetono ogni mese:

1. Ti dai un obiettivo: quanto vuoi incassare, quanto puoi spendere, quanta cassa vuoi avere sempre sul conto. È il budget.
2. Misuri quello che è successo davvero: incassi, pagamenti, costi, cassa.
3. Confronti il reale con l’obiettivo, e guardi solo le differenze che contano.
4. Correggi in tempo: sollecitare un cliente, rinviare una spesa, rivedere un prezzo.

È una cosa diversa dalla contabilità. La contabilità la tiene il commercialista: registra tutto secondo le regole, serve alle dichiarazioni e al bilancio, e arriva per forza dopo. Il controllo di gestione serve a te, per decidere durante l’anno: può essere meno preciso al centesimo, ma deve essere aggiornato e deve guardare anche avanti.

I cinque numeri da guardare per primi

All’inizio non servono decine di indicatori. Bastano cinque numeri, guardati con regolarità:

1. La cassa di oggi, su tutti i conti: non solo il conto principale, anche il secondo conto e le carte.
2. Le entrate e le uscite del mese, confrontate con lo stesso mese dell’anno prima: dicono se stai andando meglio o peggio, al netto delle stagioni.
3. I costi fissi del mese: affitto, stipendi, rate, abbonamenti. È quanto ti costa restare aperto, anche in un mese senza vendite.
4. I crediti scaduti: chi doveva pagarti e non l’ha ancora fatto, e da quanti giorni.
5. La cassa prevista nei prossimi mesi, e il primo mese in cui scende sotto la soglia minima che hai scelto.

Quando questi cinque sono in ordine, il passo dopo è il margine: di ogni euro incassato, quanto ti resta dopo i costi variabili, cioè quelli che crescono con le vendite. Da lì si ricava il punto di pareggio: quanto devi incassare ogni mese per non andare in perdita.

Da dove arrivano i dati: estratti conto e fatture

La buona notizia è che i dati ci sono già. Ogni entrata e ogni uscita è scritta nell’estratto conto della banca; ogni vendita e ogni acquisto sta in una fattura. Quello che di solito manca non sono i numeri, ma il tempo per metterli in fila.

L’estratto conto dice che cosa è successo alla cassa: chi ti ha pagato, che cosa hai pagato tu, e quando. Le fatture dicono che cosa deve ancora succedere: le scadenze dei clienti e dei fornitori. Messi insieme, raccontano il passato e il prossimo futuro.

In Italia le fatture fra imprese sono quasi tutte elettroniche: file XML che passano dal Sistema di Interscambio dell’Agenzia delle Entrate e che dentro hanno già importi e IVA, e quasi sempre la data in cui vanno pagate. Il tuo programma di fatturazione, o il tuo commercialista, te li può dare tutti insieme.

Per metterli in fila servono due cose: le categorie e gli agganci. Le categorie dividono i movimenti per tipo (affitto, stipendi, materie prime, commissioni bancarie…): quindici o venti bastano, e devono restare le stesse da un mese all’altro. Gli agganci dicono quale bonifico paga quale fattura: sono quello che trasforma una fattura in un incasso.

Quanto tempo serve, ogni mese

Dipende da quanti movimenti hai, ma più della quantità conta la regolarità. Un ritmo semplice da tenere:

• Ogni settimana: carichi l’estratto conto, controlli le categorie dei movimenti nuovi, guardi chi è in ritardo con i pagamenti.
• Ogni mese: confronti il mese con il budget e con l’anno prima, aggiorni la previsione di cassa, decidi le due o tre cose da fare.
• Ogni trimestre: rivedi il budget e la soglia minima di cassa, perché nel frattempo l’azienda è cambiata.

La parte che porta via più tempo è la più meccanica: copiare, dividere per categoria, cercare a quale fattura corrisponde un bonifico. È anche la parte che un programma può fare quasi tutta, lasciando a te le conferme.

Un esempio

Vediamo i cinque numeri su un’azienda inventata: una piccola impresa di servizi, con quattro dipendenti, a fine settembre.

Senza questi numeri, la stessa azienda se ne accorgerebbe a dicembre, guardando il conto. Con questi numeri ha tre mesi per decidere.

Gli errori più comuni all’inizio

• Confondere l’utile con la cassa. Un’azienda può essere in utile e restare senza soldi sul conto, se i clienti pagano tardi o se rate e tasse arrivano tutte insieme.
• Guardare troppi numeri. Venti indicatori che nessuno legge valgono meno di cinque guardati ogni settimana.
• Cambiare le categorie ogni mese. Se l’affitto un mese è «affitto» e il mese dopo «spese generali», il confronto fra i mesi non vuol dire più niente.
• Guardare solo indietro. Il consuntivo dice com’è andata; la previsione dice che cosa fare.
• Aspettare il bilancio. Arriva mesi dopo la fine dell’anno: troppo tardi per correggere quell’anno.

Domande frequenti

Serve un controller per fare il controllo di gestione?

No. In una piccola impresa basta che qualcuno guardi ogni settimana pochi numeri, sempre gli stessi, e li confronti con un obiettivo. Il controller serve quando l’azienda cresce e i numeri diventano troppi per una persona sola.

Che differenza c’è fra contabilità e controllo di gestione?

La contabilità registra tutto secondo le regole e serve alle dichiarazioni e al bilancio: la tiene il commercialista, e arriva dopo. Il controllo di gestione serve a chi guida l’azienda per decidere durante l’anno, e guarda anche avanti.

Da dove comincio, se oggi non ho niente?

Dall’estratto conto degli ultimi dodici mesi. Dividi i movimenti in quindici o venti categorie, guarda quanto ti costa ogni mese restare aperto e quanto incassi, poi metti in fila le scadenze dei prossimi tre mesi. Hai già quattro dei cinque numeri di questa guida.