Riconciliazione bancaria: cos’è e come farla senza impazzire fra estratto conto e fatture

Perché i conti non tornano da soli

Sulla carta è semplice: il cliente riceve la fattura, fa il bonifico, e il bonifico ha lo stesso importo della fattura. Nella realtà succede spesso qualcos’altro:

• Un bonifico paga più fatture insieme, e la causale non dice quali.
• Una fattura si paga in più rate, magari di importi diversi.
• Il numero della fattura nella causale è scritto male, a metà, o non c’è.
• Il cliente scrive il suo numero di protocollo, non il tuo numero di fattura.
• Il nome che compare in banca non è la ragione sociale: una sigla, il nome del titolare, la banca di un gruppo.
• Le bollette e gli addebiti diretti arrivano in un solo movimento per più documenti.
• Il bonifico arriva con qualche euro in meno: commissioni, arrotondamenti, uno sconto concordato a voce.

La causale di un bonifico SEPA ha posto per 140 caratteri: chi paga decide che cosa scriverci, e spesso scrive poco.

Come farla a mano, passo passo

1. Prepara l’elenco delle fatture ancora aperte, di clienti e fornitori, con importo e scadenza.
2. Per ogni movimento della banca cerca prima il numero della fattura nella causale: se c’è, è l’indizio più forte.
3. Se non c’è, cerca chi paga e l’importo: lo stesso cliente con una fattura aperta dello stesso importo.
4. Se l’importo è la somma di più fatture dello stesso cliente, prova le combinazioni.
5. Se resta un dubbio, chiedi al cliente: è più veloce che indovinare.
6. Quando l’importo non torna, segna la differenza e il motivo (commissione, sconto, acconto): una differenza lasciata in sospeso diventa un mistero a fine anno.
7. A fine mese, le fatture scadute senza un bonifico sono la lista dei solleciti.

Quando chi paga non dice quale debito sta pagando, il codice civile (articolo 1193) dà un ordine: prima i debiti scaduti; fra più debiti scaduti, quello meno garantito; poi il più oneroso; e, fra debiti uguali per tutto il resto, il più antico. Fra le fatture di un fornitore, di solito vuol dire la più vecchia ancora aperta.

Un esempio

Un cliente inventato, Rossi Srl, ha tre fatture aperte. In banca arrivano due bonifici.

Due abitudini che fanno risparmiare tempo

• Chiedi ai clienti di scrivere nella causale il numero della fattura, tutto intero. Una riga in fondo alla fattura basta.
• Tieni una regola per ogni nome strano che compare in banca: «quando leggi R.S. SERVIZI, è Rossi Servizi Srl». Dopo poche settimane i nomi sconosciuti diventano rari.

Come la aiuta un programma

Un programma non fa niente di magico: fa gli stessi passi, su tutti i movimenti, senza stancarsi. La differenza vera è che ti propone gli agganci e tu li confermi: non chiude niente da solo.

Gli errori più comuni

• Agganciare guardando solo l’importo: due fatture con lo stesso importo sono più comuni di quanto sembri.
• Chiudere a occhio senza segnare la differenza.
• Dimenticare le note di credito, che abbassano quanto il cliente ti deve.
• Lasciare tutto a fine anno: dopo dodici mesi nessuno si ricorda più che cosa pagava un bonifico.

Domande frequenti

Ogni quanto va fatta la riconciliazione bancaria?

Ogni volta che carichi l’estratto conto, di solito ogni settimana o ogni mese. Più passa il tempo, più è difficile ricordare che cosa pagava un bonifico.

Che cosa faccio se un bonifico paga più fatture?

Cerca fra le fatture aperte dello stesso cliente quelle che, sommate, danno l’importo del bonifico. Se le combinazioni possibili sono più di una, chiedi al cliente quali sta pagando.

Riconciliazione e prima nota sono la stessa cosa?

No. La prima nota è l’elenco dei movimenti, ognuno con la sua categoria. La riconciliazione collega quei movimenti alle fatture, e dice quali fatture sono pagate e quali no.