Previsione di cassa: come farla per i prossimi 12 mesi (con un esempio)

Che cos’è, e che cosa non è

La previsione di cassa risponde a una domanda sola: quanti soldi avrò sul conto alla fine di ogni mese? Parte dalla cassa di oggi, aggiunge gli incassi attesi, toglie i pagamenti attesi, e arriva al saldo di fine mese. Il saldo di un mese è il punto di partenza del mese dopo.

Non è il budget. Il budget dice quanto vuoi vendere e spendere in un anno; la previsione dice quando i soldi entrano ed escono davvero. Una vendita di marzo pagata a 60 giorni è nel budget di marzo, ma nella cassa di maggio.

E non è il conto economico. La cassa conta i soldi come passano dal conto: con l’IVA dentro, con le rate dei finanziamenti, con le tasse nel mese in cui le paghi, non in quello in cui maturano.

Le voci della previsione: certe, ricorrenti, probabili

Conviene dividere le voci in tre famiglie, perché non meritano la stessa fiducia.

• Certe: le fatture già emesse da incassare, con la loro scadenza; le fatture ricevute da pagare; le rate dei finanziamenti; gli stipendi; l’affitto.
• Ricorrenti: le spese che tornano ogni mese con importi simili, come utenze, carburante, abbonamenti. Si stimano dalla media dei mesi passati.
• Probabili: le vendite che non hai ancora fatturato. Sono la parte più incerta: meglio stimarle con prudenza, e tenerle separate dalle altre.

Poi ci sono le scadenze fiscali, che si dimenticano più spesso di tutte: l’IVA da versare, le ritenute e i contributi dei dipendenti (molti si pagano con l’F24 il 16 del mese), gli acconti delle imposte. Vanno nel mese in cui escono dal conto.

La soglia minima: quanta cassa ti serve sempre

La soglia è la cifra sotto cui non vuoi mai scendere: il cuscinetto per gli imprevisti, un cliente che paga tardi, una spesa che non avevi visto. Non c’è un numero giusto per tutti. Un modo semplice per sceglierla è partire dai costi fissi di un mese: se la cassa scende sotto, vuol dire che un mese storto ti metterebbe in difficoltà.

La previsione serve proprio a questo: a vedere in quale mese la linea della cassa tocca la soglia, con abbastanza anticipo per fare qualcosa.

Come farla, passo passo

1. Parti dalla cassa di oggi, sommando tutti i conti.
2. Scrivi le voci certe, ognuna nel mese della sua scadenza.
3. Aggiungi le ricorrenti, mese per mese, partendo dalla media degli ultimi mesi.
4. Aggiungi le scadenze fiscali nei mesi in cui si pagano.
5. Aggiungi le vendite probabili, con prudenza.
6. Calcola il saldo di fine mese: saldo di inizio mese, più gli incassi, meno i pagamenti.
7. Segna il primo mese in cui il saldo scende sotto la soglia.

Un foglio di calcolo basta: una riga per voce, una colonna per mese, una riga in fondo con il saldo. La difficoltà non è la formula, è tenere il foglio aggiornato.

Un esempio

Vediamo un’azienda inventata. Per leggere meglio guardiamo sei mesi: con dodici il metodo è lo stesso.

La previsione serve anche a provare le domande «e se…». Nello stesso esempio, che cosa succede se un cliente paga con due mesi di ritardo?

Ogni quanto aggiornarla

Una previsione vecchia è peggio di nessuna previsione, perché dà tranquillità senza motivo. Ogni settimana, quando carichi l’estratto conto, togli quello che è già successo e sposti quello che è slittato. Ogni mese confronti quello che avevi previsto con quello che è successo: le differenze grandi dicono quali voci stimi male.

Gli errori più comuni

• Dimenticare l’IVA: nella cassa gli incassi e i pagamenti sono IVA compresa, e l’IVA incassata poi si versa.
• Dimenticare le tasse e gli acconti, che arrivano in pochi mesi dell’anno e tutti insieme.
• Essere ottimisti sugli incassi: un cliente che paga sempre in ritardo pagherà in ritardo anche il mese prossimo.
• Farla una volta e non aggiornarla più.
• Guardare solo il saldo di fine anno: conta il mese più basso, non l’ultimo.

Domande frequenti

Che differenza c’è fra previsione di cassa e budget?

Il budget dice quanto vuoi vendere e spendere nell’anno; la previsione dice in quale mese i soldi entrano ed escono dal conto. Servono tutti e due: il budget per darti un obiettivo, la previsione per non restare senza cassa mentre lo raggiungi.

Ogni quanto va aggiornata?

Ogni settimana per i movimenti nuovi, ogni mese per il confronto con quello che è successo davvero. Una previsione ferma da due mesi dice cose che non sono più vere.

La previsione si fa con l’IVA o senza?

Con l’IVA: è cassa, cioè i soldi come passano dal conto. L’IVA incassata dai clienti entra, e poi esce quando la versi.